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《福建省数字档案共享管理办法》解读

发布时间:2017-12-14 09:12 来源:福建省人民政府门户网站 字体:【大】 【中】 【小】

  一、《福建省数字档案共享管理办法》(以下简称《办法》)的制定背景和立法目的

  第一条为了加强数字档案的有效利用,促进数字档案共享,提升数字档案服务水平,根据有关法律、法规,结合本省实际,制定本办法。

  解读:档案作为国家的重要信息资源,在服务和推动社会发展中发挥着不可替代的作用。随着社会信息化的不断发展以及政府职能的加快转型和公共服务水平的全面提高,传统的档案利用服务方式已经无法满足公众对获取档案信息的需求。特别是在档案信息化步伐不断加快的进程中,各级各类档案馆和各档案形成单位形成了大量的数字档案(包括电子档案和档案数字化副本),如何发挥数字档案的重要作用、推动数字档案的社会共享,已经成为档案部门服务社会的重要方式和广大公众的迫切要求。

  为贯彻落实党的十九大报告关于建设数字中国、加快建设创新型国家的要求,发挥数字档案在我省经济社会发展中的重要作用,为建设“数字福建”服务,及时出台《福建省数字档案共享管理办法》是十分必要的,也是契合建设服务型政府的要求。《办法》作为省政府推动数字档案共享的管理规章,是我省加强数字档案有效利用和促进数字档案共享的新举措,是推动大力提升我省数字档案服务水平的有益抓手。

  二、《办法》主要规范了哪些内容

  《办法》共6章30条,主要在以下几个方面做了明确规定:(一)适用范围、定义及原则;(二)数字档案共享体系;(三)数字档案共享服务;(四)数字档案共享安全保障;(五)数字档案共享的法律责任。

  三、《办法》适用范围、定义及原则是什么

  第二条 本省行政区域内数字档案共享适用本办法。

  本办法所称数字档案是指机关、团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称档案形成单位)收集保存的,可以通过信息网络系统进行传输和在线利用的电子档案或者纸质档案的数字化副本等载体的档案。

  本办法所称数字档案共享是指数字档案在标准化、规范化并符合保密要求的基础上,在不同层次、不同部门信息网络系统间实现互联互通并向社会提供服务的活动。

  第三条 数字档案共享应当遵循统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则。

  解读:《办法》作以上规定是由于数字档案是重要信息资源,明确数字档案的收集范围、共享内容和使用原则,有利于推动数字档案跨部门、跨区域间的共享应用,充分释放数字档案的服务价值,并确保数字档案的安全可靠。

  四、数字档案管理职责与分工是什么

  第四条 县级以上人民政府应当加强对本行政区域数字档案共享工作的领导,建立协调机制,协调解决数字档案共享工作中的重大问题,所需经费列入同级财政预算。

  第五条 县级以上人民政府档案行政管理机构负责本行政区域内数字档案共享的统筹规划、组织协调、建设管理和监督指导。

  县级以上人民政府发展和改革、经济和信息化、财政、人力资源和社会保障、机构编制以及其他有关部门按照各自职责,做好数字档案共享的相关工作。

  第六条 综合档案馆应当在其职责范围内依法收集数字档案,为数字档案共享的互联互通提供更新和维护,并按照有关规定合理使用可共享的数字档案。

  专业档案馆应当依法收集其专门领域的数字档案,并向福建省数字档案资源中心(以下简称资源中心)主动提供有关数字档案。

  第七条 档案形成单位应当按照规定向有关档案馆移交电子档案和符合规范标准要求的纸质档案数字化副本。

  解读:《办法》作以上规定是由于数字档案共享管理涉及部门多、任务重、难度大,为推进数字档案共享管理工作,县级以上人民政府有必要建立工作协调机制,县级以上人民政府档案行政管理机构要会同有关部门统筹开展本行政区域内数字档案共享工作,各综合档案馆、专业档案馆要立足自身职能依法开展数字档案收集、移交、共享工作。

  五、数字档案如何实现互联互通

  第九条 建立本省统一的数字档案共享体系,省人民政府档案行政管理机构负责建设和管理资源中心,构建数字档案共享利用系统,为数字档案共享提供支撑。资源中心应当与福建省政务数据汇聚共享平台(以下简称共享平台)和福建省电子文件交换服务平台实现对接。

  第十一条 各档案形成单位应当逐步实现档案的数字化处理、存储,将各类业务系统中属于归档范围的电子文件向本单位档案管理系统归档,并向资源中心移交。

  博物馆、纪念馆、图书馆、方志馆及其他有关数字档案的收藏单位,应当主动向资源中心提供有关数字档案。

  第十二条 综合档案馆应当构建数字档案网络系统,建设、配备档案数字化设施、设备,基于省市两级电子政务云计算平台,统筹建立数字档案的目录数据库、全文数据库、专题数据库等数据库。

  第十五条 各档案形成单位应当建立数字档案共享工作机制,设置共享平台交换接口,基于电子政务网络,实现本单位办公系统与共享平台之间的互联互通。

  解读:《办法》作以上规定是由于数字档案共享利用系统的互联互通是实现数字档案共享的前提条件。建立资源中心和构建数字档案网络系统,可以将各档案形成单位的数字档案进行联通汇聚、处理整合、存储交换和提供服务等,有效降低各档案形成单位数字档案管理成本,充分提升数字档案管理和使用效率。

  六、数字档案如何提供共享服务?

  第十八条 数字档案共享服务应当遵循分级分类、依法共享、创新应用、精细服务的原则。

  第十九条 数字档案共享分为无条件共享、有条件共享和暂不共享三类。

  中华人民共和国成立以前形成的、可以公开的数字档案;中华人民共和国成立以后形成的、已到法定公开期限可以公开的数字档案;经济、科学、技术、文化等数字档案;属于政府信息公开范围的数字档案;按照规定可以公开的重大活动数字档案,为无条件共享类。

  内容敏感、按照保密法律法规的规定,只能提供给特定需求方利用的数字档案,为有条件共享类。

  涉及国防、外交、国家安全和其他国家重大利益、商业秘密、个人隐私以及按照国家规定不宜公开的数字档案,为暂不共享类。

  第二十条 属于无条件共享类的数字档案,可以直接从共享平台获取;属于有条件共享类的数字档案,应当得到数字档案有关主管部门或者权利人的授权方可获取和利用。

  第二十二条 公民、法人或者其他组织利用和获取授权公开的数字档案,应当提出申请,数字档案提供方应当在收到申请之日起三个工作日内给予答复;特殊情况不能答复的,经数字档案提供方负责人同意,可延长三个工作日,并将延长期限的理由告知申请方。

  公民可以凭身份证等合法、有效证件在数字档案查询平台进行身份确认后,远程利用记载有关本人婚姻登记、学籍学历、工龄、职称、获奖荣誉、离退休、土地房产权属等证明性数字档案。

  第二十三条 从共享平台下载生成唯一序列号并经统一电子标识确认的数字档案,具有与纸质档案同等的法律效力。

  第二十四条 综合档案馆应当通过共享平台,采取数据查询模式、直接交换模式、定制处理模式提供数字档案共享服务。

  综合档案馆提供数字档案查询服务不得向公民、法人或者其他组织收取任何费用。

  解读:《办法》作以上规定是由于开放公共数字档案、实现全民共享,是服务型政府的努力目标和数字档案价值的体现。通过明确数字档案利用的类别、范围、流程、方式,将有效降低数字档案利用的成本,实现数字档案增值,让人民群众利用数字档案更加便利。

  七、数字档案共享安全如何保障?

  第二十五条 省人民政府档案行政管理机构应当建立健全数字档案共享安全管理制度,建立安全应急处置和灾难恢复机制,加强资源中心的安全管理,完善身份认证、访问控制、信息审计追踪等防控措施。

  第二十六条 档案形成单位向资源中心提供和上传数字档案之前,应当依法对数字档案进行脱密、脱敏处理。

  解读:《办法》作以上规定是由于确保数字档案的安全是提供共享的重要保障。通过建立健全数字档案安全管理工作机制,对上传的数字档案进行必要处理,可以确保数字档案的利用安全。

  

转载链接: http://www.fj.gov.cn/zc/flfgjd/szfzcjd/201712/t20171214_1615187.htm
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